Descrizione
Le copie fotografiche di scritture hanno la stessa efficacia delle autentiche, se la loro conformità con l'originale è attestata da pubblico ufficiale competente ovvero non è espressamente disconosciuta (Regio Decreto 16/03/1942, n. 262, art. 2719, Codice civile).
Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 18 prevede che:
Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali.
L'autenticazione delle copie può essere fatta:
- dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale
- dal pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il documento su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente
- da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
L'attestazione di conformità all'originale è apposta in calce alla copia e deve contenere:
- la data e il luogo del rilascio
- il numero dei fogli di cui è composto il documento
- il nome, cognome, la qualifica, la firma per esteso del pubblico ufficiale autorizzato
- il timbro dell'ufficio.
Se la copia dell'atto o documento è formata da più fogli, il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.
Attestare la conformità di una copia con una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà
Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 19 prevede che:
La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà [...] può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 19-bis prevede che la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà con la quale si attesta la conformità di una copia può essere apposta in calce alla copia stessa.
Approfondimenti
Se l'atto deve essere prodotto all'estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione di conformità dell'originale fatta dal Comune deve essere poi "legalizzata e apostillata" dal competente ufficio della Prefettura.